Si votre signature a été refusée sur le Guichet unique de l'INPI, c'est presque toujours parce qu'elle n'était pas au niveau exigé : le Guichet unique demande une signature électronique qualifiée (ou avancée reposant sur un certificat qualifié) au sens du règlement européen eIDAS. Une signature scannée, une signature dessinée dans un PDF (Adobe, aperçu) ou une signature électronique simple sont systématiquement rejetées. La solution : re-signer votre synthèse avec une vraie signature qualifiée, puis redéposer le document — l'opération prend moins de 10 minutes en ligne.
Pourquoi votre signature a été refusée
Le Guichet unique des formalités d'entreprises, opéré par l'INPI, exige pour certaines formalités (modification, cessation, dépôt des comptes annuels notamment) que la synthèse soit signée avec un niveau de signature élevé. Le validateur doit pouvoir vérifier cryptographiquement l'identité du signataire.
Voici les signatures refusées, dans l'ordre de fréquence des erreurs :
La signature manuscrite scannée. Imprimer la synthèse, la signer au stylo puis la scanner ne produit qu'une image. Elle n'a aucune valeur cryptographique et le Guichet unique la rejette.
La signature « dessinée » dans un lecteur PDF. Les fonctions de signature d'Adobe Acrobat Reader, de l'aperçu macOS ou des outils en ligne gratuits apposent une image ou, au mieux, une signature électronique simple. Insuffisant.
La signature électronique simple ou avancée sans certificat qualifié. Beaucoup d'outils de signature courants (formules d'entrée de gamme des plateformes de signature) délivrent des signatures de niveau simple ou avancé, sans certificat qualifié. Le fichier semble signé, mais la vérification du Guichet unique échoue.
Un certificat expiré ou non reconnu. Si vous utilisez un certificat de signature, il doit être délivré par un prestataire de services de confiance qualifié figurant sur la liste de confiance européenne eIDAS, et être en cours de validité.
Comment vérifier le niveau de votre signature
Ouvrez le PDF signé dans Adobe Acrobat Reader et consultez le panneau des signatures. Si la signature n'affiche pas un certificat délivré par un prestataire qualifié, elle sera refusée. En cas de doute, le plus simple est de repartir de la synthèse non signée et de la re-signer correctement.
La solution : re-signer avec une signature électronique qualifiée
Deux options s'offrent à vous.
Option 1 — FranceConnect+ (gratuit). Si vous disposez d'une Identité Numérique (par exemple celle de La Poste) et d'une pièce d'identité française compatible, vous pouvez signer via FranceConnect+ directement sur le Guichet unique. C'est gratuit, mais l'activation de l'Identité Numérique peut prendre plusieurs jours et échoue dans certains cas (voir notre article FranceConnect+ ne fonctionne pas : comment signer sa formalité INPI quand même).
Option 2 — Signer en ligne avec une signature qualifiée à l'acte. Si FranceConnect+ n'est pas possible ou si vous êtes pressé, vous pouvez signer votre synthèse avec une signature électronique qualifiée délivrée à l'acte, sans certificat à installer ni compte à créer. Avec Signature Légale, le processus prend 5 à 10 minutes :
- Téléversez votre synthèse INPI (PDF non signé)
- Renseignez vos informations
- Réglez 14,49 € TTC (tarif unique)
- Vérifiez votre identité par vidéo (pièce d'identité + selfie), via DocuSign, prestataire de confiance qualifié inscrit sur la liste eIDAS
- Téléchargez votre document signé avec son certificat de preuve
Vous redéposez ensuite le PDF signé sur le Guichet unique : la vérification passe, votre formalité est validée.
Erreurs à éviter lors du nouveau dépôt
Signez toujours la version exacte de la synthèse générée par le Guichet unique : si vous modifiez le dossier après signature, une nouvelle synthèse est générée et l'ancienne signature devient invalide. Ne fusionnez pas le PDF signé avec d'autres documents et ne l'imprimez/rescannez pas : toute altération du fichier casse la signature cryptographique. Déposez le fichier signé tel quel.
Questions fréquentes
Ma formalité a été rejetée, dois-je tout recommencer ? Non. Dans la plupart des cas, le dossier repasse en « attente de signature » ou peut être régularisé : il suffit de redéposer la synthèse correctement signée. Consultez le motif de rejet dans votre espace Guichet unique.
Combien de temps ai-je pour régulariser ? Le Guichet unique indique un délai dans la notification de rejet (généralement 15 jours). Ne tardez pas : une signature qualifiée en ligne s'obtient en quelques minutes.
La signature qualifiée est-elle reconnue partout ? Oui. Conformément au règlement eIDAS, elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite dans toute l'Union européenne.
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